디지털 시대의 세계에서는 민감한 비즈니스 정보를 가장 효율적으로 저장하고 보호할 필요가 있습니다. 비즈니스 소유자는 구매자가 필요한 문서만 볼 수 있다는 확신이 있어야 원치 않는 노출 위험을 피할 수 있습니다.
데이터를 보호하는 가장 효율적인 방법 중 하나는 기밀 문서를 안전하게 호스팅하는 가상 데이터 룸 서비스를 사용하는 것입니다. 기본적인 파일 공유 서비스와 달리 가상 데이터 룸 위험을 줄이고 기밀 비즈니스 정보를 보호하는 광범위한 보안 및 제어 기능을 제공합니다.
어떤 기업이 가상 데이터 룸을 사용합니까?
가상 데이터 룸 서비스는 이제 많은 비즈니스 부문에서 민감한 정보를 안전하게 저장하기 위한 표준 요구 사항으로 간주됩니다. 그 중 일부는 다음과 같습니다.
- 법률 회사: 고객과 기밀 계약을 체결해야 합니다. 변호사는 출장이 잦기 때문에 보안 문서를 위한 가상 데이터룸이 필요합니다.
- 금융 은행: 가상 데이터 룸을 통해 승인된 당사자는 관련 데이터에 실시간으로 액세스할 수 있습니다.
- 정보 통신 기술: 이 회사는 VDR을 사용하여 동료와 작업할 때 문서를 공유합니다.
- 기타 산업에는 생명 공학, 교육, 제약, 소매, 엔터테인먼트, 소비재 등이 포함됩니다.
비즈니스를 위해 가상 데이터 룸을 설정해야 하는 이유
VDR을 설정해야 하는 이유는 여러 가지가 있습니다. 다음은 가장 중요한 몇 가지입니다.
데이터 보안 제공
VDR을 위해 비즈니스를 설정하면 데이터 도난을 방지하기 위해 제한된 직원으로 데이터가 제한됩니다. 이렇게 하면 기밀 정보가 손상되지 않습니다. 누가 어떤 문서를 제어할지 결정할 수 있습니다. 보안 조치는 다음과 같은 데이터에 액세스하는 데 사용됩니다. 강력한 암호, 디지털 서명 및 사용자 이름.
문서 관리
모든 문서를 하나의 보안 장치에 정리할 수 있습니다. VDR의 데이터에 액세스할 때 폴더 이름이 있는 파일을 쉽게 검색할 수 있습니다. 데이터를 확인할 수 있는 사람을 완전히 제어할 수 있으므로 아무도 파일을 조작할 수 없습니다.
비용 친화적
기존 데이터 스토리지와 비교할 때 VDR은 관련 장비 비용이 없기 때문에 더 저렴하고 비용 효율적입니다. 또한 향상된 보안 문서 관리 기능을 제공합니다. VDR을 사용하면 사무실에 서버를 추가하는 비용도 없앨 수 있습니다.
최고의 가상 데이터 룸 서비스를 선택하는 방법
수많은 가상 룸 데이터 서비스를 통해 돈과 시간을 투자할 가치가 있는 올바른 서비스를 선택해야 합니다. 다음은 최고의 제품을 선택하는 데 도움이 되는 몇 가지 팁입니다.
적절한 문서 관리
모든 VDR 제공업체가 클라이언트에 대한 완전한 문서 제어를 보장하는 것은 아닙니다. 따라서 VDR을 통해 확인하고 승인된 사용자만 특정 파일에 액세스할 수 있는지 확인해야 합니다.
파일 크기
시스템이 지원하는 파일의 종류에 대해 VDR 공급자에게 확인하십시오. 특정 공급자에 가입하기 전에 저장할 수 있는 최대 파일 크기를 확인하십시오.
안전한 협업
파트너와 고객 간의 협업은 비즈니스와 조직의 중요한 측면입니다. 이를 위해서는 VDR을 사용하여 안전하게 협업할 수 있는 옵션이 필요합니다. 이 문제에 대해 공급자에게 확인하고 다단계 인증과 같은 보호 도구를 제공하는지 확인하십시오.
사용자 친화적
비즈니스를 위한 VDR을 선택할 때 최대 효율성을 보장하기 위해 사용자 친화성을 확인하십시오. 강력한 보안 조치를 취하더라도 구현하기 어려운 시스템을 활용하는 것은 불가능합니다.
무료 평가판 요청
서비스를 사용하기 전에 무료 평가판을 요청하십시오. 이렇게 하면 제한된 시간에 VDR 서비스를 사용해 보고 비즈니스에서 어떻게 작동하는지 평가할 수 있습니다.
데이터 보안
VDR 서비스가 귀하의 정보에 대한 무단 액세스로부터 강력한 보호를 제공하는지 확인하십시오. 암호 보호, 문서 암호화, 다단계 인증 등과 같은 보안 도구를 제공해야 합니다.
