휴가 기간 동안 고객과 효과적으로 소통하는 방법은 무엇입니까?

이 점은 친구가 회계사와 겪었던 경험에 대해 대화를 나눈 후 나에게 명확하게 다가왔습니다. 그녀는 HMRC로부터 오류로 가득 차 있고 이미 지불한 금액을 요구하는 관련 편지를 받은 후 꼭 필요한 확신을 얻기 위해 회계사의 도움을 구했습니다. 회계 회사와 매월 £125(부가가치세 포함)의 고정 계약을 맺었음에도 불구하고 30월 중순에 보낸 그녀의 지원 요청은 팀이 방학 중이며 며칠 내에 응답할 것이라는 자동 응답을 받았습니다. 그 사이 어김없이 정기 청구서가 도착했다. 영업일 기준 XNUMX일이 지나서 그녀는 "이 문제를 조사 중입니다"라는 간단한 업데이트를 받은 후 침묵했습니다. XNUMX주 후, 더 이상의 정보 없이 그녀는 다시 연락했지만 사무실이 XNUMX월 XNUMX일에 다시 문을 열 것이라는 또 다른 자동 메시지를 받았습니다. 해결되지 않은 채 총 XNUMX주간 기다려야 했습니다. 결과적으로 내 친구는 이제 새로운 회계사를 구하고 있습니다.

휴가 중 비즈니스를 위한 커뮤니케이션 팁

1 사전 경고

휴가를 미리 계획했거나 최근에 여행을 떠나기로 결정했다면 최대한 빨리 팀에 알리는 것이 중요합니다. 2주간의 휴가를 알리기 위해 마지막 순간까지 기다리다 보면, 당신이 없는 동안 업무를 관리해야 하는 동료들에게 불필요한 스트레스와 부담이 가중될 수 있습니다. 적절한 준비 시간은 관련된 모든 사람에게 필수적이며, 특히 비즈니스 연속성을 보장하기 위해 추가 작업을 수행하는 사람에게는 필수적입니다.

특히 조직에서 중요한 역할을 하는 경우에는 떠나기 최소 한 달 전에 동료에게 알리는 것이 좋습니다. 감독을 방지하려면 휴가를 앞두고 몇 주 또는 며칠 동안 팀에 업데이트하도록 미리 알림을 설정하여 원활한 전환을 보장하고 예상치 못한 놀라움을 방지할 수 있습니다.

2 업무 및 업무 위임

모든 세부 사항이 꼼꼼하게 다루어졌는지 확인하세요. 발생할 수 있는 모든 시나리오, 의무 또는 잠재적인 문제에 대해 포괄적인 준비를 하십시오. 주도적으로 동료를 선택하여 그들이 특정 역할을 맡도록 지도하고, 그들에게 맡겨진 업무에 관한 포괄적인 교육에 시간을 투자하십시오. 고객과의 상호 작용을 위해 누군가 개입하는 경우 각 고객의 고유한 요구 사항 및 기대 사항에 대해 필요한 모든 정보를 제공하십시오. 당신이 이끄는 프로젝트를 다른 사람이 일시적으로 관리하는 경우 뛰어난 목표에 대한 철저한 체크리스트를 제공하십시오.

필수 파일의 위치, 다양한 프로젝트 연락처, 긴급 상황 처리 절차를 자세히 설명하는 포괄적인 가이드를 작성하세요. 목표는 휴가 기간 동안 평온함을 방해하는 긴급한 질문의 홍수를 피하는 것입니다. 신중한 접근 방식을 채택하면 귀하의 책임이 신뢰할 수 있는 사람에게 위임되어 마음의 평화를 얻을 수 있습니다.

3 소통채널을 미리 준비하라

휴가 중에도 고객과의 커뮤니케이션을 중단할 수 없다면 필요한 편지와 문서를 어디서든 받을 수 있는지 확인하세요. 이제는 심지어 iPhone에서 팩스 보내기: 팩스 앱, 팩스기를 대체할 수 있습니다. 이 온라인 팩스는 스마트폰에서 자유롭게 처리, 수신, 전송이 가능합니다. 팩스 앱과 iPhone이 있다면 문서 작업에 필요한 모든 것을 갖춘 것입니다. 이 예와 마찬가지로 클라이언트와의 다른 유형의 통신에 대한 통신 계획을 고려해야 합니다.

4 직장 복귀 계획 수립

잠시 쉬었다가 사무실로 돌아오면 종종 부담감을 느낄 수 있습니다. 읽지 않은 이메일, 음성 메일, 메모, 업데이트, 도전과제, 긴급 문의가 산더미처럼 쌓여 여러분을 맞이할 것입니다.

작업 흐름을 보다 원활하게 다시 시작하려면 휴식 후에 무엇을 기다리고 있는지에 대한 전략을 세우는 것이 현명합니다. 부재 중 중요한 사건을 파악하기 위해 몇 명의 팀원과 함께 보고 세션을 설정하는 것을 고려해보세요. 받은편지함 정리의 우선순위를 정하여 가장 중요한 이메일에 먼저 집중하세요. 팀과 투명하고 개방적인 의사소통을 유지하는 것이 중요합니다. 이를 통해 담당하지 않는 프로젝트나 책임에 대한 개발 및 진행 상황을 철저하게 이해할 수 있습니다.

5 부재중 음성 메일 설정

모든 기반을 다 갖추고 상상할 수 있는 모든 시나리오, 작업 또는 위기에 철저히 대비하세요. 동료들과 협력하여 그들에게 특정 임무를 위임하고 그들에게 위임한 임무에 대한 포괄적인 교육을 제공하십시오. 누군가가 고객 회의에서 귀하를 대표할 경우 고객의 고유한 요구 사항과 선호 사항에 대해 자세히 설명하십시오. 당신이 없는 동안 다른 동료가 특정 프로젝트를 맡는 경우, 완료해야 하는 모든 작업을 자세히 설명하는 철저한 할 일 목록을 제공하세요.

중요한 파일의 위치, 다양한 프로젝트의 연락처, 긴급 상황 처리 절차를 자세히 설명하는 포괄적인 가이드를 작성하세요. 목표는 해변에서의 휴식을 방해하는 긴급 이메일의 홍수를 피하는 것입니다. 출발하기 전에 숙련된 전문가의 손에 프로젝트가 완료되었는지 확인하면서 조심스럽게 실수하는 것이 더 현명합니다.

결론

귀하가 이용할 수 없다는 사실을 고객에게 미리 알리는 것은 신중한 관행입니다. 예를 들어, 제가 휴가를 떠나 있을 때 단골 고객은 해당 기간 동안 코칭 세션 일정을 잡을 수 없다는 것을 이미 알고 있습니다. 나는 사무실에 없을 날짜를 지정하여 수신된 메시지를 확인하기 위한 자동 이메일 응답을 설정했습니다. 긴급 문의사항이 있으신 분들을 위한 답변에는 연락처가 포함되어 있습니다. 이 번호로 전송된 메시지는 나에게 문자로 전송되며, 나는 24시간 이내에 응답할 것을 약속합니다.